Запровадження інформаційних систем документообігу в державних органах управління (Код: 111)

Рейтинг:
Запровадження інформаційних систем документообігу в державних органах управління
zoom Увеличить изображение
Цена: 250.00 грн
Количество: 

1

 

ЗМІСТ
ВСТУП.....................................................................................3
РОЗДІЛ 1 ТЕОРЕТИЧНІ ЗАСАДИ ЗАПРОВАДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБІГУ В ДЕРЖАВНИХ ОРГАНАХ УПРАВЛІННЯ
1.1 Поняття та види електронного документообігу в державних органах управління ..................................................................................7
1.2 Переваги електронного документооббігу в діяльності органів державної влади .......................................................................................16
1.3 Проблеми впровадження документооббігу в діяльності органів державної влади.......................................................................................33
РОЗДІЛ 2 АНАЛІЗ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ В ДЕРЖАВНИХ ОРГАНАХ УПРАВЛІННЯ
2.1 Автоматизація документообігу в Миргородській міській раді............37
2.2 Вирішення типових проблем впровадження інформаційних систем документообігу Миргородської міської ради.......................................42
2.3 Впровадження нових інформаційних систем документообігу в Миргородській міській раді............................................................49
РОЗДІЛ 3 ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ В ДЕРЖАВНИХ ОРГАНАХ УПРАВЛІННЯ
3.1 Удосконалення документообігу з використання інформаційних систем.52
3.2 Пропозиції щодо використання інформаційних систем в Миргородській міській раді.................................................................................64
РОЗДІЛ 4. ОХОРОНА ПРАЦІ.......................................................67
ВИСНОВКИ..............................................................................83
РЕКОМЕНДАЦІЇ........................................................................86
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ.......................................88
ДОДАТКИ.................................................................................95

РОЗДІЛ 1
ТЕОРЕТИЧНІ ЗАСАДИ ЗАПРОВАДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБІГУ В ДЕРЖАВНИХ ОРГАНАХ УПРАВЛІННЯ

1.1 Поняття та види електронного документообігу в державних органах управління

Найбільш повне і точне визначення документа дав В. Дорохов: «Документ - письмовий акт встановленої чи загальноприйнятої форми, складений визначеними і компетентними установами, підприємствами, організаціями, посадовими особами, а також громадянами для викладу відомостей про факти або посвідчення фактів, що мають юридичне значення, або для підтвердження прав і обов'язків» [24, с.55].
Вимоги до документа, що випливають з наведеного визначення, можна розділити на три групи:
Перша відбиває інформаційну функцію документа: документом може бути не будь-яка інформація, зафіксована на паперовому носії, а лише відомості певного характеру. Ця вимога узгоджується з наведеним раніше визначенням електронного документообіг.
Друга група - це вимоги до форми, що забезпечують доказову функцію документа. Реквізитами форми можуть бути наявність печатки та підпису певної особи, персональні дані про особу, що видала документ, а також вимоги до паперового носія (наприклад, папір із захисними знаками).
Третя група - це компетентність джерела документа, яка пов'язує перші два, надає юридичної значимості документу. Документ, виданий некомпетентним органом, підписаний не уповноваженою на те особою або анонімний, не може бути підтвердженням викладених у ньому відомостей про факти, засвідчувати факти чи підтверджувати права й обов'язки.
Очевидно, легко забезпечити для даних, записаних у комп'ютерному форматі, виконання умов першої та третьої груп. Деякі з вимог до форми документа (наприклад, дотримання певної послідовності викладу змісту і розташування тексту) також повинні бути дотримані. Інші вимоги другої групи (наявність печатки організації, власноручного підпису особи, спеціальний тип паперу) принципово не прийнятні для електронних документів унаслідок специфічної природи комп'ютерних носіїв інформації.
Саме фізичні характеристики електронних документів довгий час були об'єктом критики супротивників безпаперових систем документообігу. Зокрема як один з аргументів наводилося твердження: те, що написано на папері, важко видалити, і воно залишається навічно; дані ж на комп'ютерних носіях можуть бути легко знищені, вони недовговічні. Але, по-перше, збереження паперових документів значною мірою залежить від якості паперу, і для їх тривалого зберігання потрібно застосування спеціальних заходів; по-друге, сучасні носії комп'ютерних даних дозволяють зберігати інформацію досить довго і при здійсненні відповідних заходів безпеки, зокрема і при періодичному копіюванні, їх надійність не нижча, ніж у традиційних. Крім того, коли мова йде про ділову інформацію, зазвичай існують певні терміни зберігання такої інформації, що обчислюються роками або десятиліттями, а протягом зазначених строків можливе збереження навіть магнітних носіїв, не кажучи вже про СDдиски.
Ще один аргумент, що наводиться на користь паперового документа, полягає в тому, що він помітний, тобто будь-хто може фізично перевірити наявність документа, кожна грамотна людина може прочитати такий документ. Те, що електронний документ не може бути безпосередньо сприйнятий людиною, не є непереборною складністю. Теоретично, звичайно, можна припустити створення системи електронного документообігу (ЕДО), в якій один учасник вносить у документ одну інформацію, а інший отримує на екрані монітора або при роздруківці іншу. Однак ця проблема легко вирішується, якщо припустити, що існує узгоджена учасниками або визначена нормативним актом уповноваженого органу процедура виготовлення за електронним оригіналом традиційної паперової копії документа.
І найсуттєвіший аргумент: паперовий документ майже неможливо змінити, в електронний же документ легко внести поправки, і дуже важко потім довести факт їх внесення. Можна, звичайно, відзначити, що підробка традиційних документів має, напевно, не меншу історію, ніж історія писемності, але це не знімає проблеми ідентифікації електронних документів.
Вирішити прийнятним чином це завдання вдалося лише у другій половині 1970-х років, коли американські математики У. Діффі та М.Е. Хеллмен запропонували використовувати цифровий підпис для підтвердження автентичності електронних повідомлень.
З урахуванням викладеного електронний документ можна визначити як набір даних, записаних у вигляді, що може читати комп'ютер, для яких виконана умова - визнана учасниками ЕДО або затверджена компетентним органом процедура, що дозволяє однозначно перетворити ці дані в документ традиційної форми. Визнання зазначеної процедури повинно бути підтверджено учасниками системи ЕДО за допомогою традиційного письмового документа, або така процедура повинна бути санкціонована уповноваженим державним органом.
Розвиток суспільних відносин став вимогою в цілому щодо розроблення, вдосконалення та оновлення нормативно-правової бази України, створення спеціальних юридичних норм і правил регулювання сфери інформаційних правовідносин. Два з цих законодавчих акти безпосередньо стосуються предмета нашого дослідження. Це закони України «Про електронні документи та електронний документообіг» [1] та «Про електронний цифровий підпис» [2], що регулюють загальні відносини у сфері електронного документообігу.
Термін документообіг на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Автоматизація документообігу реалізується багатьма системами, і кожна з них претендує на «комплексний підхід до автоматизації документообігу».
У даному документі терміни документообіг, діловодство розглядаються виключно в контексті організації роботи органів державної влади та місцевого самоврядування. Відповідно ці терміни трактуються винятково з використанням загальнодержавних нормативних актів у застосуванні до роботи органів влади.
Відповідно до визначення нормативних документів документообігом є «рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення», тобто повний цикл життя всієї безлічі документів в організації до передачі їх в архів або на знищення.
Діловодство, або «документаційне забезпечення управління», позначає «галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами». Тобто діловодство є сукупністю організаційних механізмів ведення і контролю документообігу офіційних документів.
Проте в «Типовій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 30 листопада 2011 р. функції діловодства вже не обмежуються регулюванням лише офіційного документообігу. Це дозволяє стверджувати, що системам автоматизації діловодства повинен бути підконтрольний не лише обіг зареєстрованих офіційних документів, а й проектів документів.
Завдання переходу від паперового до електронного документообігу стоїть сьогодні перед багатьма організаціями, і в першу чергу перед органами публічної влади. Упровадження електронного документообігу дозволяє поліпшити контроль над рухом і виконанням документів, значно спростити і прискорити доступ до інформації і, як наслідок, підвищити ефективність управління. Це важливо для держави, тому Урядом України передбачено роботи із забезпечення електронного документообігу в органах державної влади всіх рівнів і прийнято Закон України «Про Національну програму інформатизації» [3] та Постанову Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» [8].
Автоматизація традиційного паперового документообігу є проміжним рішенням, що використовується для підвищення ефективності роботи органу державної влади або місцевого самоврядування.
Одиницею зберігання в інформаційній системі є реєстраційна картка документа (далі - РК) - електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки, яка містить відомості про документ, вона зберігається в єдиній базі даних. База даних, що зберігає РК документів, за аналогією з традиційним документообігом називається картотекою, хоча підтримується сучасною високопродуктивною системою управління документообігом.
Функціональні можливості системи автоматизованого документообігу та діловодства (САДД) підтримують ведення РК на всіх етапах виконання документу, включаючи його реєстрацію, накладення на документ резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа до справи. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.
Причинивпровадження електронного документообігу:
• Глобальне збільшення обсягу інформації, що створюється, обробляється та зберігається
• Переваги та перспективи електронної форми збереження документів над паперовою
• Моральна застарілість та несправність старої програми
• Необхідність сучасної автоматизації та оптимізації роботи відділу документообігу
• Необхідність підвищення швидкості обробки документів
• Створення архіву електронних версій документів
Критерії підбору сучасних систем електронного документообігу (табл. 1.1):
Таблиця 1.1
Критерії підбору сучасних систем електронного документообігу
[19, с. 21-25]

2

 

Отзыв
Оставить отзыв
Имя
E-mail
Текст комментария
Оценка для товара